TUTORIAL MEMAKAI PROGRAM MYOB

 

Para artikel kali ini saya akan membahas mengenai MYOB Accounting. Sebelumnya saya akan menjelaskan terlebih dulu apa MYOB itu sendiri. MYOB merupakan Software aplikasi yang dibuat oleh MYOB Accounting Tecnology Pty Ltd. Untuk mempermudah akuntan dalam mengerjakan siklus akuntansi. MYOB Biasanya hanya digunakan oleh perusahaan kecil dan Menengah karena MYOB mempunyai batas digit angka yg masih kecil. MYOB itu sendiri merupakan kepanjangan dari Mind Your Own Business. MYOB sendiri memiliki beberapa versi yang masing-masing versi memiliki keunggula tersendiri. Versi MYOB yang saya ketahui antara lain:

1. MYOB Accounting

MYOB Versi ini hanya menggunakan satu jenis mata uang dan pembukuannya hanya dapat dikerjakan satu orang saja jadi tidak cocok untuk perusahaan besar.

1. MYOB Accounting Plus

Versi ini sama dengan yang A perbedaannya adalah ditambahkannya menu Payroll dan Time Billing

1. MYOB Premiere Accounting

MYOB Versi ini lebih canggih dari versi accounting karena sudah multi currency serta multi user

1. MYOB Premiere Accounting Enterprise

Perbedaannya dengan Versi C adalah Proses jaringannya sudah lebih cepat. Dan dapat menggunakan workstation lebih banyak.

Oke Kita mulai langsung saja!

Pada saat kalian jalankan program MYOB accounting maka akan muncul beberapa menu dengan fungsi sbb:

1. OPEN

Menu ini digunakan untuk Membuka data yang sudah pernah kita buat. Seperti halnya menu open dalam microsoft aja.

1. CREATE

Menu ini digunakan untuk membuat data perusahaan baru.

1. EXPLORE

Menu ini disediakan MYOB agar user dapat melihat contoh data yang sudah jadi. Kayaknya nama perusahaan contohnya Clear water.

1. WHAT’S NEW

Di menu ini berisi tentang versi dari myob yang anda gunakan, fitur-fitur baru yang terdapat dalam myob anda.

1. EXIT

Sesuai namanya yang di-inggriskan menu ini untuk keluar dari program myob.

Selanjutnyaaa…

Membuat data perusahaan baru:

Pilihlah menu CREATE lalu akan muncul layar “New company File Assistant” Pada layar ini anda akan memalui bebebrapa tahapan yaitu:

1. Introduction

Seperti halnya manusia yang bertemu lalu berkenalan atau memperkenalkan diri. Myob Juga memperkenalkan diri kepada Usernya. Disini Myob juga menginformasikan kepada user untuk mengisi data yang dibutuhkan. Pilih saja Next.

1. Company Information

Menu ini myob memint anda mengisi serial number (Kosongkan saja jika anda hanya memakai Trial, Kalau pake yang asli atau ori baru isiin serial numbernya), Pada bagian company information isikan saja bagian Company Name (Nama perusahaan), GST( No pajak), Address, Phone, fax. Setelah selasai Pilih Next.

1. Accounting Information

Meminta anda mengisi periode akuntansi perusahaan anda. Current financial year merupakan tahun berjalan permbukuaan anda, Last month financial year merupakan bulan akhir dari periode akuntansi anda, Conversion month isikan dengan bulan anda akan mulai menginput transaksi, Number of accounting period isikan dengan Periode akuntansi yang digunakan perusahaan anda. Pilih Next kalau sudah diisi semua. Lalu muncul informasi Myob menegaskan mengenai periode akuntansi dari perusahaan anda. Pilih saja Next kalau sudah selesai dibaca.

1. Accounts List

Pada menu ini MYOB menanyakan cara pembuatan akun list yang akan anda pergunakan.

–          I would like to start with one of the lists provided by MYOB Accounting, Jika anda mau memakai akun list yang disediakan oleh myob.

–          I would like to import to list of account provided by my accountant ofter I’m done creating my company file, jika anda mau mengimport akun list dari excel.

–          I would like to buil my accounts list one I begin using MYOB, jika anda mau membuat satu per satu akun yang ada dalam akun list anda.

1. Company file

Lokasi penyimpanan Data Perusahaan yang anda buat.

1. Conclusion

Berisi Ucapan selamat dan terima kasih dari myob karena sudah menggunakan software ini. Lalu myob menanyakan mau ke Setup assistant atau ke Command Centre. Pilih setup asistant jika mau ke easy setup atau setting sederhana dari myob jd lebih cepat dari manual yang satu2. Pilih Command centre jika mau langsung ke module-module dalam myob. Kalau mau belajar sebaiknya pilih command center jadi lebih paham tidak pakai jalan pintas.

Setelah selesai dan anda masuk ke dalam menu command center maka anda akan melihat beberapa module yang disediakan MYOB. Dimana terdapat beberapa module dan masing-masing fingsinnya berbeda. Pada saat ini saya memekai MYOB versi 18 Maka dari itu saya akan membahas mengenai MYOB versi 18 saja. Sebenarnya sih sama saja antara Myob versi lama hanya saja ada beberapa module yang ditambahkan pada versi baru. Dalam satu modul MYOB terdapat beberapa menu module. Adapun Module-Module dalam MYOB Yaitu:

1. Accounts:

Send to Accountant           Account list

                                   Record Journal Entry            Company Data Auditor

Transfer Money          Transaction Journal

Pada setiap module akan muncul alurnya masing-masing disini saya hanya mencontohkan untuk module Accounts saja yah. Jadi alurnya dimulai dari daftar account yang dibuat, Lalu jika ada transaksi pada perusahaan akan dipilih ke record journal entry. Menu Transaction Jurnal digunakan untuk melihat jurnal yang telah direcord atau dicatat. Transfer money digunakan untuk mentransfer dana dari kas di tangan (on hand) dengan kas di bank(In Bank), demikian sebaliknya. Company data auditor digunakan untuk rekonsiliasi bank, lalu backup data, mereview transaksi, dan mengecek review perpajakan. Record Journal entry kalau dalam pembukuan manual seperti jurnal umum jadi dipakai di perusahaan jasa atau untuk penyesuaian dan koreksi saja. Bonus dari saya ada tips buat pembaca yaitu shortcut dalam modul ini. Buat masuk ke modul ini tekan saja ctrl+1, untuk melihat rekapitulasi dari jurnal yang dibuat tekan ctrl+r, dan jalan pintas yang paling sering dipakai yaitu untuk merecord setiap transaksi yaitu pilih CTRL+O.

1. Banking

Dalam module banking digunakan untuk transaksi yang berhubungan dengan pengeluaran kas dan penerimaan kas. Kalau mau mengeluarkan uang pilih sub-module Spend Money, dan untuk menerima uang pilih module Receive money. Dan saat rekonsiliasi bisa juga lewat sini (sub-module Reconcile account).

1. Sales

Module ini digunakan untuk transakasi yang berhubungan dengan penjualan secara kredit. Dari menu enter sales. Menu receive payment digunakan untuk menerima pembayaran piutang dagang. Transaction journal digunakan untuk melihat daftar transaksi yang sudah direcord. Sales register digunakan untuk melihat invoice, Quote, Order, Retur, dan status invoice yang sudah closed atau masih open. Kalau retur dari module ini juga Cuma quantitynya dikasih tanda minus (-).

1. Purchase

Modul ini digunakan untuk transaksi yang berhubungan dengan pembelian secara kredit.  Cara merecord transaksinnya lewat menu  enter purchase. Menu pay bills digunakan untuk mencatat pembayaran utang. Purchase register digunakan untuk melihat invoice, Quote, Order, Retur, dan status invoice yang sudah closed atau masih open. Kalau retur dari module ini juga Cuma quantitynya dikasih tanda minus (-).

1. Inventory

Module ini digunakan untuk mncatat persediaan barang dagang

1. Card File

Module ini digunakan untuk mencatat kartu customer dan supplier juga karyawan.

Setelah selesai maka saran saya sebaiknya anda buat account list pembukuaan anda dulu. Caranya:

Masuk ke module accounts lalu pilih accounts list lalu pilih new, maka anda akan masuk ke dalam jendela Accounts list. Dalam pembuatannya anda harus paham dulu mengenai penggolongan akun versi MYOB. Serta bagaimana sistem penomoran MYOB. Menurut MYOB Akun-akun akan dikelompokan ke dalam 8 kelompok utama yaitu:

1. Assets / Harta
2. Liability / Hutang / Kewajiban
3. Equity / Modal
4. Income / Pendapatan / Penjualan
5. Cost of sales / HPP
6. Expense / Beban usaha
7. Other Income / Pendapatan diluar usaha
8. Other Expense / Beban diluar usaha

Dari 8 kelompok itu ada beberapa kelompok yang masih digolongka kembali ke dalam bagian yang lebih kecil. Saat pembuatan ada pilihan Header dan Detail. Header digunakan apabila itu merupakan kepala akun atau pokoknya. Jadi akan tergolong tipenya ke 8 Kelompok diatas. Tapi bila anda memilih detail yaitu untuk akun anaknya atau cabangnya maka tipenya akan menjadi lebih kecil llagi.

1. Assets dipecah lagi kedalam beberapa kelompok yaitu Bank, Account receiveable, Other current assets, Fixed Assets, Other Assets.
2. Liability dipecah kedalam beberapa kelompuk juga yaitu Credit card, Account payable, Other current liability, Long term liability, Other Liability.
3. Yang lainnya cukup pakai akun pokoknya.

Kembali ke topik yaitu pembuatan Akunnya, Tadi kan udah sampai jendela Account list ya. Nah selanjutanya pilih Header atau Detail. Buat membedakannya saya kasih contoh

Assets – Aktiva Lancar – Kas

                                        Piutang dagang

              Aktiva Tetap –  Tanah

                                       Peralatan

Dari bagan diatas Akun Assets tergolong sebagai Header karna itu induknya  istilahnya kakeknya atau nenek buyutnya. Lalu Aktiva lancar dan aktiva tetap tergolong juga sebagai Header karena itu masih induknya istilahnya orang tua kita. Lalu kas, piutang dagang, Tanah, Peralatan tergolong sebagai detail karena itu bukan induknya tapi anaknya atau cucunya dari kakek nenek orangt  tua anda. Lalu setelah menentukan detail atau headernya pilih tipenya maka angka pertama akan terganti urutannya sesuai dengan akun yang saya sebutkan, 1 untuk assetes, 2 untuk hutang, dst… Lalu isi 4 digit terakhir akun numbernya. Isi nama akunnya lalu pilih ok jika tidak mau menambahkan lagi. Kalau mau menambahkan lagi cukup pilih new saat selesai diisi semua.

Setelah selesai buat akun buatlah kartu customer dan supplier lewat card list.

Kalau sudah setting linked account nya. Tidak saya jelaskan di artikel ini karena sudah terlalu panjang. Kapan-kapan saja.

Lalu setting lah pajaknya dari menu list, Tax code, Ganti yang GST(Good Service Tax) dengan PPN dan ubah tarifnya dengan 10 persen, Yang N-T diamkan saja dan jangan dibuka!. Lalu delete akun list pajak selain yang saya sebutkan diatas, jadi yang ada di akun list pajak hanya N-T (Non Taxable) dan PPN. Linked Account dengan Tax Collected isikan Pajak keluaran, Lalu Linked account dengan Tax Paid isikan PPN Masukan. Lalu pilih Oke.

Setelah itu hapus akun list yang disediakan Myob agar akun list anda rapih. Ingat Akun list bisa dihapus dengan syarat belum ada saldo dan tidak tersangkut dengan linked account.

Setelah itu masukan saldo awal dari neraca saldo. Caranya setup, Balance, account opening balance. Yang perlu diperhatikan adalah amount left to be located harus bernilai nol. Kalau ada nilai diluar saldo normal maka kasih tanda minus misalnya harta saldo normalnya kan di debit tapi ada akun akumulasi penyusutan yang di kredit maka dia dikasih tanda minus.

Selesai itu masukan saldo piutang dan utang per customer dan supplier berkaitan. Caranya setup, Balance, Customer balance atau supplier balance

Selesai itu lakukan pembuatan kartu inventory dan input saldonya dan quantitynya. Cara input saldo dan quantitynya Dari module Inventory pilih adjust inventory. Isikan item number dengan nama persediaan lalu quantitynya harga perunit accountnya isikan MI Atau persediaan barang dagang. Setelah selesai recordlah.

Selesai ini sepertinya sudah lengkap settingnya. Anda boleh cek lewat company data auditor, di module accounts. Jika sudah tercentang semua maka anda sudah selesai setting. ATAU anda melakukan easy setup. Dari setup, easy setup, lalu lakukan setting yang kurang.

Jika sudah lengkap anda dapat memulai menginput transaksi sesuai dengan prosedur dari MYOB. Akhir kata saya berterima kasih karena anda sudah meluangkan waktu untuk membaca artikel saya. Penulis sangat mengharapkan saran dan kritik agar dapat memperbaiki kesalahan yang sudah ada agar kedepannya lebih baik lagi ya.

Jika ingin Copas Muatkan Link dari Blog ini atau URL nya. Terima Kasih.

Sumber: Belajar, Pengalaman, Baca Buku Pak Irsan Lubis Ttg MYOB, Dan Training.